Что делает 5С системой?

Для этого нам нужно понять:

• какие результаты поставляет 5С,
• из каких элементов состоит 5С,
• как элементы взаимосвязаны между собой,
• если элементы взаимосвязаны, то как они работают вместе,
• есть ли связь между 5С и другими элементами организации,
• насколько «система» 5С велика, сложна и важна для организации?

Итак…

5С или еще иногда пишут 5S - это метод или процесс постоянного улучшения рабочего пространства, являющийся частным случаем японской практики совершенствования «кайдзен». В бережливом производстве для упрощения понимания все формальные или стандартизированные методы, приемы, способы и процессы выполнения работы называются «инструментами». 5С тоже является инструментом бережливого производства, с помощью которого можно создать высокоэффективное и безопасное рабочее место за счет:

1. устранения лишних движений оператора,
2. улучшения планировки,
3. поддержания чистоты,
4. стандартизации работы и планировки рабочего места,
5. постоянного совершенствования.

5С, как метод улучшения рабочего места, получил широкое распространение в мире из-за простоты и легкости первоначального применения. Действительно, что может быть проще последовательного выполнения пяти простых шагов, каждый из которых начинается на букву «C» или «S». Кстати, простое и емкое название этому методу придумали на Западе, чтобы не использовать малопонятное слово «кайдзен» или «делать хорошо» в переводе с японского.

Как видно из таблицы, метод 5С реализуется работником самостоятельно, и применим к рабочему месту или части рабочего пространства. Результатом процесса 5С станет:

• списанные или перемещенные ТМЦ,
• более производительное рабочее место,
• более безопасное рабочее место,
• более эргономичное, удобное и комфортное рабочее место,
• новые или измененные стандарты работы,
• последующие предложения по улучшениям.

Очевидно, что работник для выполнения процесса 5С должен иметь полномочия вносить изменения в рабочее место и соответствующие стандарты. А это уже часть общего менеджмента организации.

Давайте разберемся, как работает процесс 5С, чтобы из практики его применения (эмпирически) определить составляющие процесса и их взаимосвязи. Это нужно для понимания элементов «системы 5С» и их взаимодействия.

В таблице выше были приведены пять шагов процесса 5С:

1. Сортируй
2. Соблюдай порядок
3. Содержи в чистоте
4. Стандартизируй
5. Совершенствуй.

Эти пять шагов постоянно повторяются в цикле, что позволяет, как минимум, говорить о 5С, как о процессе, имеющего следующие характеристики:

• Цель процесса - достижение или поддержание ожидаемого уровня производительности и безопасности рабочего места.
• Входы в процесс - ожидаемые показатели производительности (или эффективности) и безопасности, текущая планировка рабочего места или рабочего пространства.
• Выходы из процесса (результат) - достигнутые показатели производительности (или эффективности) и безопасности, новые или измененные стандарты работы, улучшенное рабочее место.
• Ключевой участник процесса - владелец рабочего места, или тот, кто выполняет полезную работу на рабочем месте.
• Потребитель (это самый интересный вопрос!) - кто же потребляет результаты процесса 5С (результаты см. выше)? Я считаю, что в этом процессе два потребителя: оператор, который делает улучшения в своих интересах, и оператор следующего рабочего места в цепочке создания ценности, с которым необходимо синхронизировать работу для создания непрерывного потока. Это утверждение может кому-то показаться неочевидным, я буду рад поддержать конструктивную дискуссию.
• Владелец процесса - вышестоящий менеджер, отвечающий за целевые показатели подразделения и рабочего процесса.

У каждого процесса есть события (триггеры), которые запускают процесс. Что запускает процесс 5С? Во-первых, 5С запускает какое-либо регулярное временное событие, например, конец смены, конец рабочего дня, субботнее утро и пр. 5С может запускаться по результатам аудита или мониторинга состояния рабочего места. Кроме этого, 5С может быть запущен, если возникла какая-либо проблема в производственном процессе, которая может быть решена за счет улучшения рабочего места. Административные события, такие как, «выпущен приказ о начале кампании 5С», пока оставим за скобками.

Как теперь видно, процесс 5С является вспомогательным, то есть, не создающим ценности, но необходимым для развития организации. Пока все вышеперечисленное не позволяет относиться к 5С, как к системе. Так есть ли что-то, что позволит признать 5С системой?

Рассмотрим два сценария внедрения 5С в регулярную деятельность организации. Первый сценарий назовем «Органичный», второй - «Проектный».

При «Органичном» сценарии 5С не выделяется особым образом среди остальных инструментов бережливого производства, его применение на первых порах обусловлено тактикой улучшения конкретных процессов и выстраиваем потоков. Предполагается, что со временем развитие бережливого производства охватит 100% организации и навыками 5С будут владеть все сотрудники. Так как во главу угла ставится эффективность процессов, масштабирование процессов 5С следует в фарватере стратегии улучшения процессов или развития бережливого производства.

При «Проектном» сценарии программа развития бережливого производства идет по пути сфокусированного внедрения инструментов. В этом случае для внедрения 5С организуется проект или программа проекта, определяются рамки, сроки, бюджет. Одним из показателей успеха становится охват методикой или процессом 5С рабочих мест. Например, целью может стать 100% охват рабочих мест «системой 5С» (хотя еще не понятно, что понимать под «системой 5С»).

Пока не будем делать выводы о том, какой сценарий лучше или хуже. Следует лишь отметить, что для внедрения 5С и в первом, и во втором сценарии в той или иной степени следует выполнить, в конечном итоге, одинаковую работу. И вот какую:

• обучить каждого владельца рабочего места или даже каждого сотрудника инструменту 5С,
• в рамках обучения или отдельно познакомить работников с примерами и лучшей практикой применения 5С,
• коммуницировать работникам цели внедрения 5С, текущие и ожидаемые показатели эффективности,
• подготовить и запустить процесс управления зоной карантина и «красными ярлыками» (элементы первого шага 5С),
• подготовить визуальные стенды, информационные материалы для презентации прогресса 5С в подразделении,
• запустить процесс периодического аудита 5С,
• подготовить методические раздаточные материалы для сотрудников второй и последующих волн вовлечения,
• публиковать и обновлять информацию о прогрессе 5С в подразделении,
• разработать и управлять системой маркировки инструмента, оборудования, мест хранения,
• разработать и управлять системой хранения сырья, материалов, инструментов, приспособлений, оборудования, расходных материалов и пр,
• управлять постоянными улучшениями и решением проблемных вопросов,
• мотивировать и вовлекать работников в процесс внедрения 5С.

Это не полный список, он может дополняться другими задачами, который возникают по ходу внедрения 5С. Однако уже сейчас видно, что для укоренения инструмента 5С и его повсеместного применения нужно приложить значительные усилия, внести изменения в процессы, технологическое оснащение, но, что самое главное, в мыслительные процессы людей.

На этапе внедрения 5С важно, чтобы такие компоненты проекта, как:

• коммуникация,
• обучение команды,
• изменения процессов,
• изменения документации,
• визуализация,
• решение проблем,
• мотивация,
• лидерство,
• планирование,

работали как единое целое. От каждого такого элемента, его взаимосвязи с другими компонентами 5С, зависит успех внедрения. Не надо также забывать, об исключительно больших масштабах внедрения 5С, который может одновременно охватить практически 100% рабочих мест. Очевидно, масштаб проекта непосредственно влияет на сложность проекта внедрения 5С. Вот где, на наш взгляд зарождается построение системы 5С.

Формально, 5С не является системой, но важность, масштаб и эффект от применения этого инструмента значителены. Для запуска самоподдерживающегося процесса 5С необходимо создать много взаимосвязей с существующими в организации системами, которые будут как на ниточках поддерживать процесс. Масштаб внедрения 5С значительно повышает сложность управления этим процессом. Таким образом, совокупность этих факторов позволяет говорить о начальном этапе внедрения 5С, как о системе.

Однако за формальной стороной внедрения 5С остался очень важный вопрос - насколько 5С важна для организации? На мой взгляд, главной ценностью метода 5С является не наведение формального порядка на рабочих местах, а скорее изменение мышления персонала. Внедряя 5С, люди начинают по-другому смотреть на текущее положение вещей, принимают другие, более рациональные в долгосрочной перспективе решения. Значит, можно говорить об изменении системы принятия решений и мышления в целом. Это еще пока не кайдзен, но уже более осознанная работа, а не механическая или принудительная деятельность "из-под палки". Когда такое происходит, можно говорить о появлении в организации интеллектуальных работников (knowledge workers). А это уникальный, ценный и труднокопируемый ресурс.