- Почему ваш бизнес каждую осень вступает в бой с последствиями летних убытков?
- Почему именно сейчас настало время выжать максимум пользы?
- Какие эффективные лайфхаки спасут ваш бизнес от провала в летний сезон?
Я в проекте GameStorming помогаю компаниям осваивать принципы бережливого производства. И хочу поделиться парой практических идей (на самом деле их будет семь) о том, как обернуть летнее затишье себе на пользу.
Любил бы я тебя, лето красное, когда б не зной, не комары да не сезонный спад продаж. Возможно, у классика было иначе, но мы с вами точно знаем, какое свойство летнего бизнес-сезона — самое неприятное. Плюс 30 легко переждать под кондиционером, а вот добраться до осени не в минусах — посложнее будет.
Ну да, лимоны и лимонад, полупустые и полуполные стаканы — метафоры, может, и избитые. Зато бережливые инструменты так и работают: создают возможности там, где их раньше не было. И к тому же отлично подходят для лета.
Кому летом жить тяжело
Самый очевидный пример такого бизнеса — сектор образования, который с «последним звонком» останавливается практически до нуля.
Сюда же — развлечения в помещениях, концертные залы, крытые аквапарки: люди выбирают отдых на открытом воздухе. По аналогичной причине снижается поток покупателей в городском ритейле. На фоне погоды меняются предпочтения в питании. Меньше пациентов у медклиник — несрочные процедуры чаще планируют на холодное время.
Летом меньше вызовов у коммунальщиков, ниже потребность в аварийном ремонте сетей. Снижается генерация электро- и тепловой энергии, если нет жары +30 и выше.
Одним словом — их много и они разные.
Конечно, компании стараются адаптироваться к снижению оборотов. Например, автопроизводители отправляют коллективы в отпуск и останавливают сборочные линии на профилактику. В целом синхронизация отпусков и снижения бизнес-активности — довольно разумная мера поддержания операционной эффективности. Однако, на мой взгляд, существуют и другие рациональные подходы, пока еще недооцененные. Которые позволяют и улучшить эффективность бизнеса в моменте, и создать условия для роста на перспективу.
Важное уточнение. По опыту, не все знают, что, вопреки названию, «бережливое производство» применимо не только к промышленности. Компании из всех перечисленных выше отраслей — и вообще любых отраслей и любых масштабов — могут улучшить (и улучшают) свои процессы с помощью лин-технологий.
А теперь — конкретные идеи, чем можно заняться летом, чтобы зайти в новый бизнес-сезон если не с приростом, то с подготовленной к нему почвой.
- Обучить персонал
Лето — самый удобный период для модульного или длительного обучения сотрудников. Пока процессы на низких оборотах, можно безболезненно отвлечь большую часть команды на курсы и тренинги. В период высокой деловой активности это будет сделать гораздо сложнее.
- Освоить систему наставничества
Некоторые бизнесы привлекают сезонных работников, приглашают стажеров. Это хороший момент, чтобы запустить или перезапустить инициативы по наставничеству и обучению на рабочих местах. Тем самым вы подготовите специалистов для высокого сезона и пополните скамейку запасных, не лишнюю для компании, планирующей расти.
- Навести порядок на рабочих местах
Тут пригодится пояснение. Фундамент бережливого производства — система 5S*, без нее остальные инструменты работают вполсилы. Порядок на рабочем месте прямо влияет на скорость выполнения операций, качество продукции и безопасность труда. По сути, это первый шаг к устранению потерь: когда каждый инструмент лежит на своем месте, а процедуры стандартизированы, исчезают потери времени на поиск, лишние движения и переделки.
*5S, она же 5С: Sort (сортировка); Set in order (соблюдение порядка); Shine (содержание в чистоте); Standardize (стандартизация); Sustain (совершенствование).
Так вот, пока клиентов немного, почему бы не предложить персоналу, основному и вспомогательному, потратить освободившееся время на процедуры 5S: генеральную уборку рабочего места, улучшение организации рабочего пространства?
Более того, серьезные изменения планировки производственных цехов, складов и офисов лучше проводить летом — когда нет давления сроков и объемов, зато полегче со временем, чтобы оценить перемены и исправить ошибки. Если нужен ремонт, реконструкция помещений, то хорошая погода в помощь — можно использовать открытые площадки, чтобы вынести материалы, оборудование, мебель.
- Внедрить систему вытягивания
Еще одна ключевая лин-концепция — система вытягивания (pull system). Это подход, при котором ничего не производится и не доставляется заранее, про запас. Вместо этого каждый участок выпускает деталь ровно тогда, когда она нужна следующему этапу. Это исключает перепроизводство и накопление складских запасов, организуя поток по принципу «точно в срок» (Just-in-Time).
Чтобы система вытягивания освоилась и прижилась, нужно внимание и время. Ее внедрение несет как выгоды, так и риски. К рискам относится неготовность персонала, процессов, стандартов и процедур контроля и визуального управления.
Если запустить переход при высокой нагрузке на производство, сбои и отклонения от ожиданий будут ощутимы. Менеджмент и персонал найдут легкое объяснение: концепция не соответствует «специфике бизнеса». Скорее всего, дело закончится отказом от изменений и возвратом к традициям. Возобновить проект поверх скепсиса будет сложно.
И ровно наоборот: успехи, полученные за время низкой нагрузки, покажут участникам пользу лин-методов. Появится прочная база, чтобы постепенно настроить производственную систему до более высокого уровня эффективности — и уже в высоком сезоне получить рост доходов как результат.
- Опробовать визуальный менеджмент
При бережливом подходе мы организуем рабочее пространство так, чтобы вся нужная информация была видна и понятна без слов. Таблицы и схемы, цветовые метки, стикеры помогают понять, что происходит, что работает как надо, а где есть проблема. Это делает процессы прозрачными и помогает быстрее реагировать на отклонения. Канбан-карточки Toyota — знаменитый пример.
Такая техника управления всегда вызывает интерес. Однако до нее не доходят руки, пока персонал загружен приоритетной текучкой. Когда же заняться новым и перспективным делом, как не летом?
Создайте несколько стендов с визуализацией процессов или решения проблем, привлеките к этой работе освободившихся сотрудников. Начните использовать этот механизм в совещаниях, чтобы показать команде, как на самом деле протекают процессы. Пока интенсивность работы снижена, можно шаг за шагом проверить правильность визуальной информации, согласовать с участниками нужный объем, детали и периодичность обновления информации.
Когда наступит фаза высокой нагрузки на производственную систему, визуальный менеджмент поможет оптимизировать нагрузку на персонал, не допустить перегрузки людей и связанных с ней проблем и ошибок.
- Потренироваться в быстрой переналадке
Метод быстрой переналадки (SMED) сокращает время перенастройки оборудования с производства одного продукта на другой. Суть в том, чтобы перенести подготовительные операции на период работы станка, оставив на простой только самое необходимое.
Летом, когда заказов меньше, можно спокойно экспериментировать с последовательностью действий, тестировать новые приспособления и обучать персонал без давления сроков. То, что отработали в июле, конвертируется в серьезную экономию времени при росте загрузки в сентябре.
- Решить старые проблемы
Философия постоянных улучшений кайдзен говорит, что путь к успеху складывается из маленьких шагов, что каждая проблема — это источник роста, любое действие — вклад в развитие. Этой идее следует принцип структурированного решения проблем: найти причину, предложить гипотезу, внедрить и оценить результат.
Должен ли снизиться темп улучшений, когда снижается деловая активность? Логично считать, что нет. Наоборот, надо использовать это время, чтобы подчистить хвосты — завершить повисшие вопросы, добраться до проблем с низким приоритетом и к моменту подъема подойти с максимально короткой очередью задач.
Когда объемы начнут расти, станет больше запросов на улучшения. Лучшая подготовка — разобраться с накопленным и освободить резервы времени для решения новых задач. Иначе сотрудникам придется работать пожарной командой, которая едва успевает тушить горящие звенья, — вместо того чтобы реализовывать старательно подготовленные красивые планы.
Бережливое производство дает бизнесу суперспособность: делать больше меньшими ресурсами, быстрее реагировать на изменения, превращать проблемы в точки роста. С проблемы летнего спада как раз можно начать, превратив из источника уныния в конкурентное преимущество.
Напоследок — несколько советов, с которыми пробные запуски свежих идей могут пройти полегче.
Во-первых, лучше начинать с малого. Не стоит пытаться внедрить новые методы везде и сразу. Выберите один участок и запустите пилот. Так вы сможете обкатать инструменты и отладить процесс, увидеть реальные результаты, а потом уже масштабировать их на всю организацию.
Во-вторых, критически важно минимизировать стресс для сотрудников и сопротивление, которое он вызывает. Редкий случай, когда для такой абстрактной задачи есть совершенно осязаемый инструмент — тренажеры бережливого производства. Это бизнес-игры, которые занимают несколько часов веселой командной работы. И позволяют буквально своими руками попробовать лин-методы в действии, убедиться в их эффективности и уйти уже с базовыми навыками, чего не даст ни одна лекция с самыми нарядными слайдами. Опять же — игровой формат как нельзя лучше подходит для летнего обучения.
Ну и наконец. Если для вашего бизнеса несезон наступает, например, в ноябре — все вышесказанное (кроме лимонада, возможно) никак не теряет актуальности.
