Бережливое производство рассматривает деятельность компании как поток создания ценности. Очевидный факт, который часто не замечают: этот поток, кроме изготовления продукта, включает также работу офисного персонала — административного, продающего, вспомогательного.
Если локализовать усилия по развитию бережливого производства только в цехах, безусловно, эффективность процессов повысится. Однако эффект останется ограниченным. В этой статье мы покажем, что изменения в производстве необходимо синхронизировать с офисом, и дадим пару подсказок для упрощения этой задачи.
Разрыв между производством и офисом: 5 симптомов неэффективности
В масштабы бережливых преобразований должны быть вовлечены и офисные процессы. Иначе баланс не сложится: при производстве, которое старается работать по-новому, офис продолжит жить по старым правилам. Практика подтверждает: например, по данным авторитетного британского журнала Manufacturing Management, до 80% проблем на производстве имеют корневые причины в офисных и административных процессах.
Несогласованность между офисными и производственными процессами может проявляться более или менее заметным образом — от недостатка связей до явных конфликтов.
Изолированные потоки создания ценности. Производственные процессы находятся в центре глобальной цепочки создания ценности. Справа и слева их обрамляют офисные операции: логистика снабжения — на входе, исходящая логистика и продажи — на выходе. Когда одни и другие рассматриваются отдельно, выстроить целостный поток не удается.
Рассинхронизация режимов работы. Например, производство работает семь дней в неделю, офис — пять. При этом нет четких правил, как компенсировать возникающий лаг.
Низкая скорость административного реагирования. Офисная бюрократия становится «бутылочным горлышком», которое замедляет, а иногда и блокирует процессы на производстве.
Отсутствие единой терминологии и методологии. Без общего языка и подходов сложно наладить эффективное взаимодействие.
Отсутствие комплексной стратегии лин-трансформации. Точечные улучшения без общего плана не дают устойчивого результата.
Запуская проект изменений, любой бизнес ориентируется на рынок и исходит из принципиальной цели — перенастроить внутренние процессы так, чтобы выдавать ценность в объеме и качестве, соответствующих рыночному запросу. При этом, повышая эффективность производства, важно улучшать и обеспечивающие его процессы. В противном случае неповоротливый бэк-офис не позволит предприятию удовлетворять спрос — а значит, даст конкурентам больше возможностей его удовлетворить.
Суммарные потери от разрыва в эффективности могут оказаться слишком велики. Рациональный подход к улучшениям состоит в том, чтобы проводить их одновременно и в производственных процессах, и в офисных.
Принципы бережливого производства в офисе: практика оптимизации
Офис — это среда со своей культурой, отличающейся от производства. Однако здесь используются те же Lean-инструменты, которые необходимо лишь адаптировать:
- система 5S для организации рабочего места в офисе,
- вытягивающее поточное производство,
- картирование офисных процессов,
- Канбан-доски для визуализации,
- непрерывное совершенствование Кайдзен.
Успех внедрения новых подходов чуть менее чем полностью зависит от персонала — сотрудники не будут тратить усилия, если не понимают, зачем им что-то менять. Самый быстрый способ ответить на это «зачем?» — тренажер бережливого производства «Эффективный офис». Это простой, наглядный и увлекательный инструмент, который сокращает путь от теории к практике и помогает запустить пересборку бизнес-процессов буквально с места в карьер.
Тренажер «Эффективный офис» моделирует типичный офисный процесс — оформление счета. Решая задачу, участники органическим образом осваивают бережливый подход: выявляют слабые звенья процесса, пробуют разные лин-методы, учатся пересобирать процесс, делая его более эффективным. По опыту, после тренинга цикл выставления счета удается сократить с 7 минут до 30 секунд — то есть в 14 раз.
«Эффективный офис» вместе с еще одним тренажером «Производство штепсельных вилок» составляют комплексный продукт «Лин-трансформация». Две игры по бережливому производству закрывают обе задачи — по изменению производственных и общественных процессов.
Комплексная трансформация: соединение Lean и IT-технологий
Как показывает игра по внедрению бережливого производства, даже сами по себе лин-методы дают заметный рост эффективности. Однако чтобы вывести результат на максимум, процессы нужно усилить IT-технологиями — автоматизируя ценные функции, оставшиеся после избавления от лишних операций.
Таким образом, оптимальный процесс трансформации разворачивается в несколько этапов:
- Устранение неэффективности с помощью методов бережливого производства
- Достижение «потолка эффективности» без IT-инструментов за счет постоянного совершенствования,
- Определение приоритетов для внедрения IT-технологий
- Автоматизация оптимизированных процессов
Такой подход значительно снижает риски, связанные с внедрением IT-решений. Еще до автоматизации устраняются ненужные функции и формируется четкая целевая модель будущего процесса. Тем самым мы экономим время аналитиков и проектировщиков, а также заранее снижаем потенциальное сопротивление пользователей.
Как оценить эффективность бизнес-процесса после преобразований? В числе неизбежных выгод можно назвать: сокращение в 10-20 раз времени цикла процессов; экономия ресурсов за счет устранения потерь; повышение удовлетворенности клиентов.
Выигрыш от реализации такого проекта измеряется сотнями тысяч рублей даже в небольшой организации. Вместо попыток улучшить неэффективные процессы, которые с большой вероятностью застрянут на стадии точечных изменений без видимого профита, — мы запускаем цикл постоянных улучшений, выгоды от которых можно накапливать и реинвестировать в дальнейшие проекты.
Как начать комплексную лин-трансформацию
Еще недавно считалась общепринятой низкорискованная стратегия под кодовым названием «резать слона по частям». В современных условиях, когда рынок требует все более быстрой адаптации, компании не могут позволить себе медленное поэтапное внедрение изменений. Пришло время быстрых и резких комплексных решений, которые обеспечат конкурентоспособность компании не только сегодня, но и завтра.
Для руководителей, планирующих развитие бережливого производства, важно с самого начала придерживаться комплексного подхода:
- Сформируйте единую стратегию лин-трансформации для всей компании.
- Создайте кросс-функциональные команды, включающие представителей производства и офиса.
- Используйте деловые игры по бережливому производству для обучения персонала и перенастройки процессов.
- Начните с картирования полного потока создания ценности, чтобы увидеть пути решения проблем оценки эффективности бизнес-процессов.
- Постепенно внедряйте улучшения, капитализируя и реинвестируя полученные выгоды.
При этом изменения должны охватывать не только производственную зону — устойчивый результат невозможен без учета офисных операций. Эффективная лин-трансформация меняет корпоративную культуру в целом, становится новым подходом для всей организации. Если руководитель бизнеса знает об этом, внедрение бережливого производства пройдет с гораздо меньшей болью и принесет качественно иные результаты.
