Бизнес-несезон: как использовать летнее затишье для повышения эффективности процессов?

Я в проекте GameStorming помогаю компаниям осваивать принципы бережливого производства. И хочу поделиться парой практических идей (на самом деле их будет семь) о том, как обернуть летнее затишье себе на пользу.

Любил бы я тебя, лето красное, когда б не зной, не комары да не сезонный спад продаж. Возможно, у классика было иначе, но мы с вами точно знаем, какое свойство летнего бизнес-сезона — самое неприятное. Плюс 30 легко переждать под кондиционером, а вот добраться до осени не в минусах — посложнее будет.

Ну да, лимоны и лимонад, полупустые и полуполные стаканы — метафоры, может, и избитые. Зато бережливые инструменты так и работают: создают возможности там, где их раньше не было. И к тому же отлично подходят для лета.

Самый очевидный пример такого бизнеса — сектор образования, который с «последним звонком» останавливается практически до нуля.

Сюда же — развлечения в помещениях, концертные залы, крытые аквапарки: люди выбирают отдых на открытом воздухе. По аналогичной причине снижается поток покупателей в городском ритейле. На фоне погоды меняются предпочтения в питании. Меньше пациентов у медклиник — несрочные процедуры чаще планируют на холодное время.

Летом меньше вызовов у коммунальщиков, ниже потребность в аварийном ремонте сетей. Снижается генерация электро- и тепловой энергии, если нет жары +30 и выше.

Одним словом — их много и они разные.

Конечно, компании стараются адаптироваться к снижению оборотов. Например, автопроизводители отправляют коллективы в отпуск и останавливают сборочные линии на профилактику. В целом синхронизация отпусков и снижения бизнес-активности — довольно разумная мера поддержания операционной эффективности. Однако, на мой взгляд, существуют и другие рациональные подходы, пока еще недооцененные. Которые позволяют и улучшить эффективность бизнеса в моменте, и создать условия для роста на перспективу.

Важное уточнение. По опыту, не все знают, что, вопреки названию, «бережливое производство» применимо не только к промышленности. Компании из всех перечисленных выше отраслей — и вообще любых отраслей и любых масштабов — могут улучшить (и улучшают) свои процессы с помощью лин-технологий.

Лето — самый удобный период для модульного или длительного обучения сотрудников. Пока процессы на низких оборотах, можно безболезненно отвлечь большую часть команды на курсы и тренинги. В период высокой деловой активности это будет сделать гораздо сложнее.

Некоторые бизнесы привлекают сезонных работников, приглашают стажеров. Это хороший момент, чтобы запустить или перезапустить инициативы по наставничеству и обучению на рабочих местах. Тем самым вы подготовите специалистов для высокого сезона и пополните скамейку запасных, не лишнюю для компании, планирующей расти.

Тут пригодится пояснение. Фундамент бережливого производства — система 5S*, без нее остальные инструменты работают вполсилы. Порядок на рабочем месте прямо влияет на скорость выполнения операций, качество продукции и безопасность труда. По сути, это первый шаг к устранению потерь: когда каждый инструмент лежит на своем месте, а процедуры стандартизированы, исчезают потери времени на поиск, лишние движения и переделки.

*5S, она же 5С: Sort (сортировка); Set in order (соблюдение по
рядка); Shine (содержание в чистоте); Standardize (стандартизация); Sustain (совершенствование).

Так вот, пока клиентов немного, почему бы не предложить персоналу, основному и вспомогательному, потратить освободившееся время на процедуры 5S: генеральную уборку рабочего места, улучшение организации рабочего пространства?

Более того, серьезные изменения планировки производственных цехов, складов и офисов лучше проводить летом — когда нет давления сроков и объемов, зато полегче со временем, чтобы оценить перемены и исправить ошибки. Если нужен ремонт, реконструкция помещений, то хорошая погода в помощь — можно использовать открытые площадки, чтобы вынести материалы, оборудование, мебель.

При бережливом подходе мы организуем рабочее пространство так, чтобы вся нужная информация была видна и понятна без слов. Таблицы и схемы, цветовые метки, стикеры помогают понять, что происходит, что работает как надо, а где есть проблема. Это делает процессы прозрачными и помогает быстрее реагировать на отклонения. Канбан-карточки Toyota — знаменитый пример.

Такая техника управления всегда вызывает интерес. Однако до нее не доходят руки, пока персонал загружен приоритетной текучкой. Когда же заняться новым и перспективным делом, как не летом?

Создайте несколько стендов с визуализацией процессов или решения проблем, привлеките к этой работе освободившихся сотрудников. Начните использовать этот механизм в совещаниях, чтобы показать команде, как на самом деле протекают процессы. Пока интенсивность работы снижена, можно шаг за шагом проверить правильность визуальной информации, согласовать с участниками нужный объем, детали и периодичность обновления информации.

Когда наступит фаза высокой нагрузки на производственную систему, визуальный менеджмент поможет оптимизировать нагрузку на персонал, не допустить перегрузки людей и связанных с ней проблем и ошибок.

Метод быстрой переналадки (SMED) сокращает время перенастройки оборудования с производства одного продукта на другой. Суть в том, чтобы перенести подготовительные операции на период работы станка, оставив на простой только самое необходимое.

Летом, когда заказов меньше, можно спокойно экспериментировать с последовательностью действий, тестировать новые приспособления и обучать персонал без давления сроков. То, что отработали в июле, конвертируется в серьезную экономию времени при росте загрузки в сентябре.

Философия постоянных улучшений кайдзен говорит, что путь к успеху складывается из маленьких шагов, что каждая проблема — это источник роста, любое действие — вклад в развитие. Этой идее следует принцип структурированного решения проблем: найти причину, предложить гипотезу, внедрить и оценить результат.

Должен ли снизиться темп улучшений, когда снижается деловая активность? Логично считать, что нет. Наоборот, надо использовать это время, чтобы подчистить хвосты — завершить повисшие вопросы, добраться до проблем с низким приоритетом и к моменту подъема подойти с максимально короткой очередью задач.

Когда объемы начнут расти, станет больше запросов на улучшения. Лучшая подготовка — разобраться с накопленным и освободить резервы времени для решения новых задач. Иначе сотрудникам придется работать пожарной командой, которая едва успевает тушить горящие звенья, — вместо того чтобы реализовывать старательно подготовленные красивые планы.

Бережливое производство дает бизнесу суперспособность: делать больше меньшими ресурсами, быстрее реагировать на изменения, превращать проблемы в точки роста. С проблемы летнего спада как раз можно начать, превратив из источника уныния в конкурентное преимущество.

Ну и наконец. Если для вашего бизнеса несезон наступает, например, в ноябре — все вышесказанное (кроме лимонада, возможно) никак не теряет актуальности.