Ваш офис тормозит компанию? Как найти и устранить потери в бэк-офисных процессах

Если локализовать усилия по развитию бережливого производства только в цехах, безусловно, эффективность процессов повысится. Однако эффект останется ограниченным. В этой статье мы покажем, что изменения в производстве необходимо синхронизировать с офисом, и дадим пару подсказок для упрощения этой задачи.

В масштабы бережливых преобразований должны быть вовлечены и офисные процессы. Иначе баланс не сложится: при производстве, которое старается работать по-новому, офис продолжит жить по старым правилам. Практика подтверждает: например, по данным авторитетного британского журнала Manufacturing Management, до 80% проблем на производстве имеют корневые причины в офисных и административных процессах.

Несогласованность между офисными и производственными процессами может проявляться более или менее заметным образом — от недостатка связей до явных конфликтов.

Изолированные потоки создания ценности. Производственные процессы находятся в центре глобальной цепочки создания ценности. Справа и слева их обрамляют офисные операции: логистика снабжения — на входе, исходящая логистика и продажи — на выходе. Когда одни и другие рассматриваются отдельно, выстроить целостный поток не удается.

Рассинхронизация режимов работы. Например, производство работает семь дней в неделю, офис — пять. При этом нет четких правил, как компенсировать возникающий лаг.

Низкая скорость административного реагирования. Офисная бюрократия становится «бутылочным горлышком», которое замедляет, а иногда и блокирует процессы на производстве.

Отсутствие единой терминологии и методологии. Без общего языка и подходов сложно наладить эффективное взаимодействие.

Отсутствие комплексной стратегии лин-трансформации. Точечные улучшения без общего плана не дают устойчивого результата.

Запуская проект изменений, любой бизнес ориентируется на рынок и исходит из принципиальной цели — перенастроить внутренние процессы так, чтобы выдавать ценность в объеме и качестве, соответствующих рыночному запросу. При этом, повышая эффективность производства, важно улучшать и обеспечивающие его процессы. В противном случае неповоротливый бэк-офис не позволит предприятию удовлетворять спрос — а значит, даст конкурентам больше возможностей его удовлетворить.

Суммарные потери от разрыва в эффективности могут оказаться слишком велики. Рациональный подход к улучшениям состоит в том, чтобы проводить их одновременно и в производственных процессах, и в офисных.

Как показывает игра по внедрению бережливого производства, даже сами по себе лин-методы дают заметный рост эффективности. Однако чтобы вывести результат на максимум, процессы нужно усилить IT-технологиями — автоматизируя ценные функции, оставшиеся после избавления от лишних операций.

Таким образом, оптимальный процесс трансформации разворачивается в несколько этапов:

1. Устранение неэффективности с помощью методов бережливого производства
2. Достижение «потолка эффективности» без IT-инструментов за счет постоянного совершенствования,
3. Определение приоритетов для внедрения IT-технологий
4. Автоматизация оптимизированных процессов

Такой подход значительно снижает риски, связанные с внедрением IT-решений. Еще до автоматизации устраняются ненужные функции и формируется четкая целевая модель будущего процесса. Тем самым мы экономим время аналитиков и проектировщиков, а также заранее снижаем потенциальное сопротивление пользователей.

Как оценить эффективность бизнес-процесса после преобразований? В числе неизбежных выгод можно назвать: сокращение в 10-20 раз времени цикла процессов; экономия ресурсов за счет устранения потерь; повышение удовлетворенности клиентов.

Выигрыш от реализации такого проекта измеряется сотнями тысяч рублей даже в небольшой организации. Вместо попыток улучшить неэффективные процессы, которые с большой вероятностью застрянут на стадии точечных изменений без видимого профита, — мы запускаем цикл постоянных улучшений, выгоды от которых можно накапливать и реинвестировать в дальнейшие проекты.